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Neuerungen der Version 1.8 - Teil 2

In diesem 2. Teil werden vorgestellt:

 

5. Vorlagendatenbank

6. Weitere Filtermöglichkeiten

7. Sonstige Neuerungen

 

 

Im ersten Teil der Übersicht über die neuen Funktionen der Datenschutzverwaltung V1.8 wurden Ihnen vorgestellt:

 

1. Neues Dashboard und separate Aufgabenverwaltung

2. Prozesse und Ablaufdiagramme

3. Überarbeitung des Auditbereichs

4. Vertragsverwaltung

 

5. Vorlagendatenbank

 

Bis zur Version 1.8 hatten Sie bereits die Möglichkeit eigene Musterdatenbanken anzulegen und zu duplizieren und dann an Ihre Mandanten anzupassen. Nachdem die Datenbank aber dupliziert wurde, mussten später hinzukommende Daten (Verarbeitungen, TOM etc.) in allen Datenbanken manuell erfasst werden.

 

Mit der Vorlagendatenbank können Sie nun Daten auch nach der Duplizierung abgleichen. Dazu legen Sie im Startfenster entweder eine neue Datenbank an und legen diese als Vorlagendatenbank fest. Sie können auch eine bereits vorhandene Datenbank verwenden.

 

Diese Vorlagendatenbank funktioniert wie jede andere Mandantendatenbank auch, Sie können aber aus den anderen Mandantendatenbanken bidirektional auf die Vorlagendatenbank zugreifen.

Das bedeutet, dass Sie in einer Mandantendatenbank vorhandene Datensätze in die Vorlagendatenbank kopieren können und umgekehrt.

 

Im folgenden Bild sehen Sie das Fenster für den Zugriff auf die Vorlagendatenbank für den Bereich Verarbeitungstätigkeiten:

 

Im oberen Teil sehen Sie die Verarbeitungen, die in der Vorlagendatenbank bestehen, im unteren Teil die Verarbeitungen innerhalb der gerade geöffneten Mandantendatenbank.

Sie können nun einzelne Einträge auswählen und in die jeweils andere Datenbank kopieren. Sie können sich bereits vorhandene Daten markieren lassen.

 

Folgende Daten können bidirektional mit der Vorlagendatenbank abgeglichen werden:

  • Verarbeitungstätigkeiten (inklusive DSFA)
  • Datenkategorien
  • Betroffene
  • Rechtsgrundlagen
  • TOM
  • Checklisten
  • Auditfragenkatalog
  • Software
  • Hardware
  • Dokumente und Dateien
  • Vertragspartner (externe Sender und Empfänger)

In Verbindung mit den Musterdatenbanken können Sie sich damit die Arbeit wesentlich erleichtern.

Die Vorlagendatenbank kann übrigens auch dupliziert werden und somit als Musterdatenbank dienen.

6. Weitere Filtermöglichkeiten

 

Unter Punkt 4 - Vertragsverwaltung haben Sie bereits die Filtermöglichkeit für Verträge gesehen.

 

Sie können nun in einigen weiteren Arbeitsbereichen die Datensätze filtern:

Lassen Sie sich etwa alle Vertragspartner (externe Sender und Empfänger) anzeigen, die als Auftragsverarbeiter gekennzeichnet sind, bei denen ein Vertrag notwendig, aber nicht vorhanden ist und deren Sitz sich in einem bestimmten Land befindet.

Oder welche Auftragsverabeitungsverträge noch keine entsprechende Vereinbarung besitzen. Oder lassen Sie sich nur die Notebooks anzeigen, die noch unter Windows XP laufen.

 

Filter stehen Ihnen in folgenden Arbeitsbereichen zur Verfügung:

  • Vertragspartner
  • Vertragsverwaltung
  • Software
  • Hardware
  • Dokumente und Dateien

Die bereits vorher vorhandenen Filter und Suchfunktionen in den Arbeitsbereichen der Verarbeitungen, TOM und Aufgabenverwaltungen stehen natürlich nach wie vor zur Verfügung.

7. Weitere Neuerungen

 

7.1 Überarbeitete und neue Reports

Die vorhandenen Reports wurden optisch überarbeitet und können nun mit einem Logo versehen werden. Der Auditbericht kann RTF-Felder ausgeben, um wichtige Punkte hervorzuheben.

Es sind einige Reports hinzugekommen, etwa eine Übersicht über alle Vertragspartner mit deren Verträgen, Hardware, Software, Verträge etc.

 

7.2 Protokollierung

Bisher haben Sie bei einem Datensatz nur gesehen, wann der Datensatz angelegt und wann er zuletzt bearbeitet wurde. Zukünftig werden alle Anlagen, Löschungen und Modifikationen protokolliert, d.h. Sie können sehen wer wann welche Änderungen an einem Datensatz vorgenommen hat.
Die Anzeige des Protokolls kann auf einen Zeitraum beschränkt werden.

Es kann ein Report über das Protokoll erstellt werden.

 

7.3 Unterstützung von Nextcloud, ownCloud und ählichen Cloud-Tools

Sie können bei jeder Datenbank die Untertützung aktivieren. Beim Aufruf der Datenbank wird automatisch eine Statusdatei erzeugt, die anzeigt, dass ein Benutzer mit der Datenbank arbeitet. Beim Beenden wird die Datei wieder entfernt. Solange die Datei besteht, kann kein anderer Benutzer die Datenbank aufrufen und erhält einen Hinweis.

 

7.4 Hardware-Konfigurationen

Sie können nun optional vollständige Hardware-Konfigurationen erfassen. Beispielsweise können Sie angeben, über welche CPU, wieviel RAM, welche Schnittstellen etc. ein PC verfügt oder welche Netzwerkanschlüsse ein Drucker besitzt.
Konfigurationen werden pro Art der Hardware erfasst und zugewiesen. D.h. die Konfiguration findet nicht für einzelne Geräte sondern für eine Gerätegruppe statt. Optional können Sie aber auch für einzelne Geräte individuelle Konfigurationen erfassen.
Konfigurationen können dupliziert, angepasst und an andere Hardwaregruppen zugewiesen werden.

 

7. 5  Sonstiges

- Im Hauptblatt können Sie bei der Datenübermittlung an Drittländer/internationale Organisationen nun die Drittländer und internationalen Organisationen automatisch ermitteln lassen. Grundlage sind die im Arbeitsbereich "Externe Sender und Empfänger" erfassten Daten.
- Archivierung von Daten: Sie können nun Verarbeitungstätigkeiten, TOM, Hard- und Software, Dokumente und Dateien, externe Sender und Empfänger und Verträge archivieren.
- Die Anzeige der Tabellen wurde überarbeitet, in vielen Tabellen sehen Sie nun mehr Informationen und die Übersicht wurde erhöht.
- Für externe DSB: Im Startfenster können Sie zu jeder Datenbank Lizenzinformationen Ihres Kunden hinterlegen, um die erweiterten Reports freizuschalten.

- Datenimport: Es können eigene Rechtsgrundlagen und Verarbeitungen aus Excel importiert werden.

- Sie können Aktivitäten/Aufgaben nun beliebig viele externe Dokumente zuweisen.

- Bei den TOM können Sie nun eine Risikobewertung angeben.

- In den Arbeitsbereichen der Verarbeitungen und der TOM sehen Sie nun direkt die Risikobewertung als farbigen Balken.

- Bei den externen Dokumenten können Sie nun die Dokumentenart festlegen.

- Bei Mitarbeitern können Rollen/Funktionen angegeben werden.

 

Weitere Verbesserungen und Fehlerbehebungen.