Audits

In der Datenschutzverwaltung können Sie Audits durchführen.

Die Audits basieren auf Fragenkatalogen, die vor der Durchführung eines konkreten Audits erstellt werden.

Sie können auf mitgelieferte Fragen zurückgreifen und eigene Fragenkataloge aufbauen. Diese können Sie entweder vollständig manuell aufbauen oder Ihre eigenen Fragen aus Excel importieren.

Durch die Fragenkataloge können Sie Audits individuell gestalten, indem Sie je Audit unterschiedliche Kataloge mit Fragen verwenden. Basieren mehrere Audits auf den gleichen Fragenkatalogen, dann können die Audits später verglichen werden.

Zu jeder Frage im Katalog können Sie dabei Antworten vorgeben, die in Abhängigkeit der Bewertung der Frage im Audit automatisch eingetragen werden. Dabei können Sie wiederum je Frage individuelle Antworttexte vorgeben oder auf globale Texte zurückgreifen.

Neu ab V1.12.1: Eine neue Importfunktion ermöglicht die einfache Übernahme von Auditfragen, die Sie in OpenAi (Chat-GPT) erstellt haben. Geben Sie in OpenAi beispielsweise ein: „Erstellen Sie mir Auditfragen für die Durchführung einer Risikoanalyse“. Kopieren Sie das Resultat und fügen Sie es in der Datenschutzverwaltung ein. Aus dem Text werden automatisch neue Einträge für den Fragenkatalog generiert.

Die eigentliche Durchführung von Audits erfolgt in einem separaten Arbeitsbereich.

Hier geben Sie in einer Detailansicht die Kopfdaten des Audits an, zum Beispiel das Datum oder den Zeitraum der Durchführung, die Beteiligten (Externe und Interne) und deren Funktion. Sie können zur Planung der Durchführung auch Gantt-Diagramm verwenden.

Jedes Audit besteht aus Fragen, die Sie aus dem Fragenkatalog (siehe oben) auswählen. Solange eine Audit nicht abgeschlossen ist, können Sie jederzeit weitere Fragen hinzufügen.

Zu jeder Frage bzw. deren Antwort können Sie u.a. eine Bewertung abgeben, Handlungsempfehlungen aussprechen, Abweichungen erfassen, Dokumente hinterlegen etc.

Sie können hier übrigens nicht nur Audits für Datenschutz oder Informationssicherheit durchführen, sondern auch für beliebige andere Thematiken (Arbeitssicherheit, Brandschutz etc.). Legen Sie dazu einfach entsprechende Fragenkataloge an.

Nach dem Abschluss eines Audits können Sie einen Bericht als PDF ausgeben lassen.

Sie können zu bereits abgeschlossenen Audits auch Folgeaudits anlegen. Kam es im Vorgängeraudit zu Abweichungen, dann sehen Sie diese direkt im Folgeaudit und können sich bequem die entsprechenden alten Fragen anzeigen lassen, ohne zuerst in das Vorgängeraudit wechseln zu müssen. Zudem können Sie auf eine Gegenüberstellung der beiden Audits zurückgreifen, um Entwicklungen schnell erkennen zu können.