In der Datenschutzverwaltung können Sie alle Checklisten verwalten.

Checklisten basieren immer auf Vorlagen, die dann zum Einsatz kommen. Dadurch kann eine Checkliste mehrfach verwendet werden.

Checklisten können auf zwei Arten verwendet werden:

• Sie können allgemeingültige Checklisten anlegen, die keinen besonderen Bezug zu Objekten haben. Das könnte zum Beispiel eine Checkliste sein, die den Stand der Umsetzung der DS-GVO abdeckt.
• Sie können Checklisten aber auch individuellen Objekten zuweisen (bspw. Hard– und Software, Verarbeitungen, TOM etc.). So könnten Sie etwa bei einem neuem Mitarbeiter eine Checkliste hinterlegen, die die bei einer Neueinstellung zu berücksichtigenden Maßnahmen (Verpflichtung auf den Datenschutz etc.) beinhalten.

Im Arbeitsbereich sehen Sie sowohl die Checklisten mit als auch ohne Bezug. Es stehen verschiedene Filter zur Verfügung, etwa um nur Checklisten anzuzeigen, die Software zugewiesen wurden und noch nicht abgeschlossen sind.

Bei Checklisten mit Bezug sehen Sie innerhalb der Detailansicht des entsprechenden Datensatzes nur die zugewiesenen Checklisten. Sie können dort auch weitere Checklisten zuweisen.

Bei der Bearbeitung der Checklisteneinträge können Sie beliebige Texte im RTF-Format angeben, d.h. Sie können wichtige Stellen rot markieren etc.

Wenn Sie bereits Checklisten vorliegen haben, können Sie diese importieren.

Neu ab V1.12: Sie können für jede Checkliste festlegen, dass diese automatisch angelegt werden soll, wenn in einer bestimmten Tabelle ein neuer Datensatz angelegt wird. Legen Sie bspw. einen neuen Mitarbeiter-Datensatz an, dann könnte eine Checkliste bzgl. Vereinbarungen oder Verpflichtungen hinzugefügt werden.

Neu ab V1.12.1: Eine neue Importfunktion ermöglicht die einfache Übernahme von Checklisten, die Sie in OpenAi (Chat-GPT) erstellt haben. Geben Sie in OpenAi beispielsweise ein: „Erstellen Sie mir eine Checkliste für das Onboarding eines neuen Mitarbeiters“. Kopieren Sie das Resultat und fügen Sie es in der Datenschutzverwaltung ein. Aus dem Text wird automatisch eine Checklistenvorlage generiert.