Die Funktionen der Datenschutzverwaltung

Die Funktionen sind bei beiden Versionen identisch:

  • Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten des Verantwortlichen erstellen und pflegen.
  • Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten des Auftragsverarbeiters erstellen und pflegen, inklusive Import von Kunden bzw. Verantwortlichen.
  • Mehr als 50 Vorlagen für Verarbeitungen, die die meisten Tätigkeiten eines Unternehmens abdecken. Arbeiten Sie einfach einen Fragenkatalog ab, die Tätigkeiten werden automatisch erstellt, ausgefüllt und können anschließend angepasst werden. (Es können auch eigene Fragenkataloge erstellt werden, siehe unten).
  • Mehr als 160 Vorlagen für technische und organisatorische Vorlagen (TOM), die Sie einfach auswählen, übernehmen und anpassen können.
  • Erfassung eigener Verarbeitungstätigkeiten und TOM.
  • Erfassung der Standorte, Abteilungen und Mitarbeiter des Unternehmens.
  • Erfassung aller verwendeten Software, Hardware und der erstellen Dokumente.
  • Inklusive Zuweisung von Hardware an Mitarbeiter (BYOD und COPE).
  • Import von Mitarbeitern, Software, Hardware und Kunden/Verantwortlichen.
  • Prüfung der Notwendigkeit einer Datenschutzfolgenabschätzung.
  • Durchführung von Datenschutzfolgenabschätzungen (nach PIA).
  • Editierbare Dokumentationen (im Format docx) des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten (eigenes Logo, Corporate Design etc.).
  • Alternative Ausgabe der Dokumentation im PDF-Format oder als Excel-Tabelle.
  • Einfache Erstellung von Mitarbeitervereinbarungen o.ä. durch Textvariablen. Ziehen Sie einfach eine Vorlage auf einen Mitarbeiter, die Daten des Mitarbeiters werden automatisch eingetragen.
  • Zu jedem Datensatz können beliebig viele Dokumente hinterlegt werden.
  • Dokumentenverwaltung mit Versionierung etc.
  • Konkrete Beispiele für die Anwendung von TOM. Sie können sich eine individuelle Übersicht als PDF-Datei erstellen lassen.
  • Musterverträge, die die Anforderungen der DS-GVO berücksichtigen (z.B. für Mitarbeiter, Websites, Auftragsverarbeiter).
  • Verwaltung von Betroffenenrechten.
  • Hinterlegung eigener Rechtsgrundlagen.
  • Grafische Darstellung der Unternehmensstrukturen (Organigramm) und der internen und externen Datenflüsse.
  • Aufgabenverwaltung.
  • Automatische Überprüfung der Tätigkeiten auf vollständige Angaben.
  • Ausführliche integrierte Hilfe, ergänzt um weiterführende Links.
  • Tutorials, die Ihnen die wichtigsten Funktionen interaktiv erklären.
  • Enthält den Text der DS-GVO mit den Erwägungsgründen.
  • Mehr als 200 Aufbewahrungsfristen für Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten könnten (relevant für die Speicherdauer bzw. Datenlöschung). Diese Fristen können Sie einfach in das Löschkonzept übernehmen.
  • Datenschutz-Generator für die Erstellung einer Datenschutzerklärung für Ihre Website. Die Einträge sind editierbar, Sie können auch eigene Einträge hinzufügen.
  • Optional können Sie die Datenbank auch in der eigenen Cloud betreiben.
  • Löschmatrix zur grafischen Darstellung des Löschkonzepts.
  • Funktionen, die sich vorrangig an Datenschutzbeauftragte richten:
    • Duplizieren, Exportieren und Importieren von Firmendatenbanken.
    • Datenaustausch zwischen den Datenschutzbeauftragten und deren Kunden möglich. Sehen Sie dazu auch den Punkt unten.
    • Durchführung von Audits.
    • Verwaltung von Fragenkatalogen.
    • Integrierte Kontakt- und Aktivitätsverwaltung (Termine, ToDos, Audits etc.)
    • Kanban-Board für eine effektive Aufgabenerledigung.
    • Import von Kontakten.
    • zentrale Verwaltung von Werten (z.B. TOM), die Sie entweder auf die Firmendatenbanken verteilen können oder auf die Sie aus der Firmendatenbank heraus zugreifen können.
    • Erstellung von Musterverarbeitungen (bzw. eigener Fragenkatalog), auf die Sie in den einzelnen Firmendatenbanken zurückgreifen können. 
  • und vieles mehr.

Jede Version ist netzwerkfähig und kann auch auf einem Terminalserver verwendet werden. Wo die Daten gespeichert werden, können Sie selbst festlegen, die Speicherung ist auch in der Cloud möglich.

 

 

Zögern Sie nicht uns bei Fragen zu kontaktieren. Entweder über das Kontaktformular oder telefonisch unter 06841 1873480.

Sie können über das Kontaktformular auch einfach und unverbindlich eine Testversion anfordern. Diese ist 14 Tage lang lauffähig.

Datenaustausch mit Ihren Kunden

 

Diese Funktion richtet sich in erster Linie an externe Datenschutzbeauftragte.

Ihr Kunde kann in seiner Version die die notwendigen Arbeiten wie bspw. die Erfassung der Mitarbeiter, der Soft- und Hardware oder Pflege des Verfahrensverzeichnisses erledigen. Der Kunde kann Ihnen jederzeit seine Daten zusenden, die Sie in in Ihre Version einlesen. Sie können die Daten dann bspw. kontrollieren oder Aufgaben erstellen. Die aktualisierten Daten senden Sie dem Kunden dann wieder zurück.

 

Die Vorteile liegen auf der Hand: 

  • Sie bieten Ihren Kunden eine umfassende Unterstützung und mit der Datenschutzverwaltung eine professionelle Software-Lösung an. 
  • Keine umständliche Zettelwirtschaft mit Word- und Excel-Dokumenten.
  • Die Daten werden nicht in eine teure Cloud-Lösung ausgelagert, was sich nicht jeder Kunde leisten will und kann. Optional ist aber auch das möglich.
  • Tauschen Sie jederzeit aktuelle Daten aus. Fordern Sie etwa vor einem bevorstehenden Audit einen aktuellen Datenstand an.
  • Sie können mit Ihren Kunden individuell vereinbaren, welche Aufgaben er selbst erledigen will oder welche Aufgaben Sie übernehmen sollen. Das ermöglicht Ihnen eine andere Preiskalkulation. 
  • Sie können Musterdatenbanken anlegen, zum Beispiel für verschiedene Branchen. Duplizieren Sie diese und passen Sie sie an neue Kunden an. Dadurch sparen Sie viel Zeit.