Funktionen für externe DSB

Musterdatenbanken

 

Im Startfenster der Datenschutzverwaltung können Sie Datenbanken duplizieren. Sie können diese Funktion verwenden, um eine oder mehrere branchenspezifische Musterdatenbanken anzulegen. Diese Musterdatenbank duplizieren Sie dann für einen Mandanten und passen die Daten dann an die individuellen Gegebenheiten des jeweiligen Mandanten an.

 

Sie können natürlich auch direkt eine vorhandene Mandantendatenbank duplizieren und anpassen, die Anlage einer Musterdatenbank ist keine zwingende Voraussetzung.

 

 

Vorlagendatenbank

 

Sie können eine Datenbank als Vorlagendatenbank festlegen. In allen anderen Datenbanken (Muster- und Mandantendatenbanken) haben Sie Zugriff auf diese Vorlagendatenbank und können Daten austauschen:

 

Es können Verarbeitungstätigkeiten (inklusive vorhandene Datenschutzfolgenabschätzungen), Datenkategorien, Betroffene, Rechtsgrundlagen, technische und organisatorische Maßnahmen, Checklisten, Auditfragen, Soft- und Hardware (inklusive Eigenschaften wie Hersteller etc.), Dokumente und Dateien und Vertragspartner bidirektional ausgetauscht werden.

 

Bidirektional bedeutet, dass Sie aus den Muster-/Mandantendatenbanken Datensätze in die Vorlagendatenbank kopieren können und Datensätze aus der Vorlagendatenbank in die Muster-/Mandantendatenbanken übernehmen können.

 

 

Datenimport

 

Diese Funktion steht auch in anderen Lizenzvarianten zur Verfügung, als externer DSB können Sie sich damit aber möglichst schnell Musterdatenbanken bzw. eine Vorlagendatenbank aufbauen. Sie können den Datenimport natürlich auch in den Mandantendatenbanken verwenden.

Es können Checklisten, Mitarbeiter, Soft- und Hardware, TOM, Verarbeitungen mit Betroffenen und Datenkategorien, Rechtsgrundlagen, Auditfragen importiert werden.

 

 

 

Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten

 

Sie können Datenbanken exportieren und importieren, d.h. Sie könnten die Datenbanken mit Ihren Mandanten austauschen (zum Beispiel per USB-Stick oder per (verschlüsselter) Email). Sie können die Datenbanken auch in der Cloud ablegen (zum Beispiel Nextcloud, SeaFile etc.) und haben dann gemeinsamen Zugriff auf die Daten. Für Nextcloud o.ä.  bietet die Datenschutzverwaltung eine unterstützende Funktion, um Synchronisationsfehler zu vermeiden.

 

Bild: Die Datenbank ist sehr flexibel und kann fast überall eingesetzt werden.