Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

Die eigentlichen Verarbeitungstätigkeiten werden je Organisationseinheit (Abteilungen, Fachbereiche, Aufgabengebiete) erfasst. Das stellt keine Anforderung der DSGVO dar, gestaltet die Erfassung und Verwaltung aber wesentlich übersichtlicher.

 

 

Die Verarbeitungen haben ebenfalls einen eigenen Arbeitsbereich, der zwei Ansichtsmodi bietet:

 

In der Tabellenansicht sehen Sie mehr Informationen, in der Bewertungsansicht können Sie die einzelnen Verarbeitungen direkt bewerten und gegebenenfalls mit Handlungsempfehlungen versehen:

 

Arbeitsbereich der Verarbeitungen in der Tabellenansicht

Arbeitsbereich der Verarbeitungen in der Bewertungsansicht

In beiden Ansichtsmodi können Sie direkt die Risikoeinstufung und den Bewertungsstatus sehen. Verarbeitungen können per Drag & Drop in andere Organisationseinheiten verschoben werden. Sie können Verarbeitungen duplizieren und anpassen.

 

Verarbeitungen können aktiviert und deaktiviert werden (nur aktive Verarbeitungen werden in der erstellten Dokumentation berücksichtigt). Verarbeitungen kann ein Farbschema zugewiesen werden, das Sie nach Belieben selbst festlegen können.

 

Verarbeitungen können vollständig neu erstellt werden oder Sie verwenden die mitgelieferten Vorlagen, die Sie dann anpassen. Als externer DSB können Sie von hier auch auf die Vorlagendatenbank zugreifen.

 

Auch Verarbeitungen haben eine Detailansicht, in der Sie u.a. die Zwecke oder den Ansprechpartner eintragen. Sie können hier Rechtsgrundlagen, Datenkategorien, Betroffene, Software, Hardware, Dokumente und Dateien auswählen und zuweisen. Sie können angeben, mit welchen anderen Organisationseinheiten (interne Datenübermittlung) und mit welchen Vertragspartnern (externe Datenübermittlung) Daten ausgetauscht werden.

 

Detailansicht einer Verarbeitungstätigkeit, hier der Abschnitt für die Zuweisung von Software

Falls Sie merken, dass ein Eintrag fehlt, den Sie zuweisen wollen (zum Beispiel eine Software oder eine Datenkategorie), dann können Sie direkt aus der Verarbeitung heraus den Datensatz anlegen und müssen nicht zuerst in andere Programmbereiche wechseln.

 

Sie können jeder Verarbeitung beliebig viele externe Dokumente zuweisen, indem Sie ein Dokument mittels Drag & Drop auf den entsprechenden Bereich ziehen. Zu jeder Verarbeitung können außerdem beliebig viele Aufgaben erstellt werden, die dann sowohl in der Verarbeitung als auch in der Aufgabenverwaltung erscheinen.

 

Verarbeitungen können auch aus einer Excel-Datei importiert werden, eine entsprechende Vorlage mit Anmerkungen können Sie direkt aus dem Programm heraus aufrufen.