Änderungshistorie

1.1.0.0 vom 29.08.2018

 

 

Hotfix: Wegen eines Tippfehlers in der Versionsnummer (1.0.10.0 statt 1.1.0.0) hat die Prüfung auf eine neue Version nicht richtig funktioniert 

 

 

1.0.10.0 vom 28.08.2018

 

Verarbeitungstätigkeiten:

  • Die Verarbeitungstätigkeiten können nun aus dem Verarbeitungsverzeichnis heraus neu nummeriert werden (mit Schrittweite 1 oder 10).
  • Externe Datenübermittlung: Wenn bei einem Eintrag die Kategorie fehlt, werden Sie durch einen entsprechenden Hinweis darauf aufmerksam gemacht.
  • Der Name der Verarbeitungstätigkeit wird nun immer auf der rechten oberen Seite (über der Hilfe) angezeigt.
  • Im Verarbeitungsverzeichnis ist nun sofort ersichtlich, ob für eine Verarbeitung eine Datenschutzfolgenabschätzung durchgeführt wurde.

 

Dokumentation des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten:

  • Vollständige Überarbeitung der Dokumentation, es werden zukünftig nur noch relevante Daten angezeigt bzw. ausgegeben. Bisher wurden bspw. immer leere Felder für Datenübermittlung angezeigt, auch wenn keine Datenübermittlung stattfindet. Diese Felder nur noch angezeigt, wenn es auch eine Übermittlung gibt.

 

Pro-Version:

  • Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten kann nun optional als rtf-Dokument ausgegeben werden, d.h. Sie können das Dokument nach der Erstellung anpassen (um z.B. ein Logo hinzuzufügen).
  • Sie können nun aus dem Verwaltungsfenster der Mandanten den Speicherpfad von bestehenden Datenbanken ändern. 

 

Außerdem wurden weitere Verbesserungen vorgenommen und Fehler behoben.

 

1.0.9.0 vom 06.07.2018

 

Neue Funktionen:

  • Leitfaden zur Erstellung des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten: In einem neuen Arbeitsbereich werden Sie nun schrittweise durch die Erstellung des Verzeichnisses geführt. Sie finden diese Funktion im Hauptmenü im Reiter Start (Schaltfläche mit Erste-Hilfe-Symbol).
  • Die rechtlichen Grundlagen der Verarbeitungen wurden um die entsprechenden Rechtsgrundlagen nach dem BDSG neu ergänzt.
  • Reiter Verfahrensverzeichnis: Sie können nun Verarbeitungstätigkeiten in andere Abteilungen duplizieren.

1.0.8.0 vom 27.06.2018

 

Neue Funktionen:

  • Schnellzuweisung von Software, Hardware, Dokumenten und Dateien an Verarbeitungstätigkeiten: Bisher konnten diese Daten nur zugewiesen werden, indem Sie die jeweilige Verarbeitung geöffnet haben. Nun können Sie diese Daten wesentlich schneller zuweisen. Sie finden diese Funktion in den Reitern des Verarbeitungsverzeichnisses, der Software, der Hardware und der Dokumente/Dateien (Schaltfläche "Schnellzuweisung").
  • Grafische Darstellung der Verarbeitungstätigkeiten: In diesem Diagramm sehen Sie die einer Verarbeitung zugewiesenen Betroffenen, Datenkategorien, internen und externen Empfänger, gemeinsam Verantwortliche, Software etc.. Diese Funktion können Sie im Reiter des Verzeichnisses und in der neuen Schnellzuweisung aufrufen (Schaltfläche "Diagramm").
  • Sie können nun die Auswahl der Abteilungen, die bei der Ersteinrichtung angezeigt wurde, jederzeit wieder aufrufen. Sie finden diese Funktion im Reiter Unternehmensstruktur -> Abteilungen -> Schaltfläche "Auswahl öffnen".
  • In der Verarbeitung können Sie bei der Angabe der gemeinsam Verantwortlichen nun auf die Werte der externen Empfänger zugreifen und diese einfach übernehmen. 
  • Tabellen nach Excel exportieren: Sie finden nun in vielen Übersichten (bspw. Mitarbeiter oder Hardware) die Möglichkeit, die entsprechende Tabelle nach Excel bzw. ins xls-Format zu exportieren.
  • Sie können nun in Software, Hardware, Dokumente/Dateien eine Beschreibung angeben, die dann automatisch in das entsprechende Feld einer Verarbeitungstätigkeit übernommen wird.
  • Sie können nun festlegen, ob bei der Anlage von Mitarbeitern eine Personalnummer angegeben werden muss oder nicht. Außerdem können Sie festlegen, ob die Personalnummer eindeutig sein muss oder nicht. Sie finden diese Optionen in den Einstellungen des Unternehmens (Hauptmenü Reiter Konfiguration -> Schaltfläche Unternehmen).

 

Sonstiges:

  • Im letzten Update kam die Möglichkeit hinzu, Mitarbeitern beliebige Dokumente zuweisen zu können. Was vergessen wurde, war der Hinweis wie das geschehen muss: Ziehen Sie die entsprechenden Dokumente einfach per Drag&Drop aus dem Windows Explorer auf die Tabelle der Dokumente.
  • In den Verarbeitungstätigkeiten wurde im Reiter TOM die Erstellung des Textes überarbeitet. Der angegebene Text wird nun im PDF-Dokument angezeigt.
  • In den Datenkategorien wurde die Anzahl möglicher Zeichen für die Bestandteile/Datenfelder der Kategorie erhöht.
  • Wenn in der Verarbeitung angegeben wird, dass es keine internen oder externen Empfänger gibt, dann wird das nun auch so in der PDF-Datei angegeben.

 

Behobene Fehler:

  • Es konnte vorkommen, dass bei einigen Datensätze das Anlagedatum und der Namen des Anlegenden nicht angezeigt wurden. Das ist nun behoben.

 

1.0.7.0 vom 13.06.2018

 

Neue Funktionen:

  • Mitarbeitern können nun beliebig viele Dokumente zugewiesen werden, z.B. Vertraulichkeitsverpflichtungen oder Regelungen über BYOD-Geräte
  • Cockpit: Sie können nun mehrere Aufgaben auf einmal löschen. Um mehrere Einträge auszuwählen verwenden Sie die Hochstelltaste oder die STRG-Taste in Kombination mit der linken Maustase. Um alle Einträge auszuwählen, drücken Sie STRG+A.
  • Dokumente/Dateien können nun dupliziert werden
  • Ändern des Speicherorts der Datenbank: Sie können nun den Speicherort der Datenbank ändern. Rufen Sie dazu im Hauptmenü den Reiter Konfiguration -> Unternehmen auf. Sie sehen dort einen neuen Reiter "Speicherort Datenbank" (die Funktion steht nur in der Standardversion zur Verfügung, in der Pro-Version können Sie den Speicherort im Startfenster festlegen)

 

Sonstiges:

  • Das Löschen einer Abteilung mit bereits zugewiesenen Verarbeitungstätigkeiten ist nicht mehr möglich, es wird ein entsprechender Hinweis angezeigt.
  • Beim Erstellen der PDF-Datei für das Verzeichnis wird nun ein Wartedialog angezeigt. Dieser schließt sich nach der Fertigstellung automatisch.
  • TOM in der Übersicht, im Hauptblatt und in den Verarbeitungstätigkeiten werden nun strukturiert und dadurch übersichtlicher angezeigt.
  • Hardware zur einer Verarbeitung hinzufügen: Die Hardware ist nun nach der Hardwareart geordnet.
  • Im Organigramm werden nun auch die Abteilungsleiter, Verantwortliche für Datenschutz und deren Vertreter angezeigt.

 

Behobene Fehler:

  • Im Ausdruck des Hauptblatts wurde unter dem Punkt Datenschutzbeauftragter der Vorname sowohl im Feld Name als auch im Feld Vorname angezeigt. Nun wird der Vorname nur noch einmal angezeigt.
  • Falls Sie Abteilungen gelöscht haben, denen bereits Verarbeitungen zugewiesen wurden, werden die entsprechenden Verarbeitungen nun automatisch entfernt. Zukünftig können keine Abteilungen mehr gelöscht werden, solange noch Verarbeitungen zugeordnet sind.

 

1.0.6.5 vom 28.05.2018

 

Sonstiges:

  • Neue Version direkt herunterladen: Der ausgewählte Speicherort wird nun auf Gültigkeit geprüft.

 

Behobene Fehler:

  • Im Ausdruck der Verarbeitung wurde unter Punkt 12 "Zum Einsatz kommende Software, Hardware..." ein falscher Text (genau falsch herum) angezeigt. Das ist nun behoben.
  • Hardware: Bei der Angabe COPE wurde der Mitarbeiter nicht angezeigt, das ist korrigiert.
  • Cockpit: Prüfung der Verarbeitungen: In manchen Fällen konnte es vorkommen, dass eine Aufgabe wegen fehlender Dokumente/Dateien erstellt wurde, obwohl diese bereits angegeben wurden. Das ist behoben.

 

1.0.6.0 vom 23.05.2018

 

Neue Funktionen:

  • Generator für die Datenschutz-Erklärung für Websiten: Sie finden diesen im Hauptmenü im Reiter Hilfe. Vor der ersten Verwendung müssen Sie dieses Modul aktualisieren, drücken Sie dafür die entsprechende Schaltfläche. Beim Aktualisieren werden die zum jeweiligen Zeitpunkt verfügbaren Bausteine geladen. Führen Sie die Aktualisierung in Zukunft regelmäßig aus, um immer die aktuellste Version der Bausteine zu haben.
  • Verwaltung mehrerer Firmen mit der Standardversion: Es können nun bis zu 3 Firmen verwaltet werden, für jede weitere Firma ist eine weitere Lizenz notwendig. Falls Sie diese Option wahrnehmen wollen, erwerben Sie bitte die entsprechenden Erweiterungslizenzen in unserem Webshop.

 

Sonstiges:

  • PDF-Datei: Es werden nun auch längere Angaben (z.B. Abteilungsname in einer Verarbeitung) vollständig dargestellt und nicht mehr abgeschnitten.
  • Übersicht Hardware: Die Einträge für Hardware werden nun nach Arten (bspw. Drucker, Desktop etc.) gruppiert
  • Verarbeitung: Es kann nun angegeben werden, dass es keine internen und/oder externen Empfänger gibt. Dadurch werden diese bei der Prüfung auf Vollständigkeit ignoriert.

 

Behobene Fehler:

  • PDF-Datei für eine Verarbeitung: Der generelle Verweis auf die Anlage bei Software, Hardware und Dokumente/Dateien ist nun spezifischer. Werden bspw. keine Dokumente/Dateien bei einer Verarbeitung erstellt, wird darauf auch entsprechend hingewiesen. Nur wenn Dokumente/Dateien erstellt werden, wird auf die entsprechende Anlage verwiesen.
  • Räumlichkeiten: Wurde einer Räumlichkeit eine Sicherungsart zugewiesen, wurde diese Räumlichkeit in der Übersicht falsch dargestellt. Das ist behoben.
  • PDF-Datei des Audit-Fragebogens: Die Uhrzeiten werden nun korrekt dargestellt.
  • Reiter Dokumente-Sicherungsarten: Bei einem Doppelklick kam es u.U. zu einer Fehlermeldung, das ist behoben.
  • Abteilungen: Zuweisung des Vertreters des Verantwortlichen für den Datenschutz: Hier wurde nach der Zuweisung ein falscher Wert angezeigt, das ist behoben.
  • Cockpit: Beim Prüfen der Verarbeitungen auf Vollständigkeit wurde immer eine Aufgabe erstellt, auch wenn alle Angaben vorhanden sind. Das ist behoben.
  • TOM-Auswahl: Im Bearbeitungsmodus konnte es zu einem Fehler kommen, der nun behoben ist.

1.0.5.0 vom 12.05.2018

 

Neue Funktionen:

  • Hardware kann nun dupliziert werden, Serien- und Inventurnummer werden dabei nicht dupliziert
  • Dokumente/Dateien: Es kann nun angegeben werden, ob das Dokument/die Datei erstellt oder empfangen wird. 
  • Aufbewahrungsfristen:
    • Es stehen nun über 200 Aufbewahrungsfristen zur Verfügung, die möglicherweise personenbezogene Daten enthalten können.
    • Die Fristen können nun durchsucht werden
    • Die Fristen können sowohl im Hauptblatt als auch in den Verarbeitungstätigkeiten im Reiter Datenlöschung aufgerufen werden
  • Datenschutzbeauftragten suchen: Wenn Sie einen externen Datenschutzbeauftragten suchen, können Sie sich nun in eine Datenbank eintragen. Diese Datenbank kann nur von den DSB, die die Professionalversion einsetzen, eingesehen werden. Sie können sich jederzeit wieder austragen, die Daten werden verschlüsselt gespeichert. Sie finden diese neue Funktion im Reiter Hilfe.
  • TOM-Auswahl: 
    • Es können nun die Kategorien bearbeitet und neue Kategorien angelegt werden.
    • Es können neue TOM zur Auswahl hinzugefügt werden.
    • Die TOM können per Drag&Drop anderen Kategorien zugewiesen werden.
    • Um die Bearbeitung zuzulassen, müssen Sie in den Bearbeitungsmodus wechseln. Verwenden Sie dazu das entsprechende Optionsmenü auf der rechten Fensterseite.
  • DSGVO: Um die Erwägungsgründe ergänzt. Sie sehen zu jedem Artikel die passenden Erwägungsgründe, ein Doppelklick zeigt den jeweiligen Text an. Sie können sich auch alle Erwägungsgründe in einer Liste ansehen.

 

Zusätzliche Neuerungen in der Professional-Version:

  • Sie können nun den Speicherort der anzulegenden Datenbanken selbst festlegen.
  • Potentielle Kunden suchen: Das Gegenstück zur oben aufgeführten Funktion. Sie können die Einträge von Benutzern der Standardversion einsehen, die einen externen DSB benötigen. Sie finden diese neue Funktion im Reiter DSB.

 

Behobene Fehler:

  • PDF-Datei: Im Ausdruck der Hardware waren Seriennummer und Inventurnummer vertauscht, das ist nun korrigiert. Sehr lange E-Mail-Adressen werden nun nicht mehr abgeschnitten.
  • Beim Bearbeiten einer Hardware aus einer Abteilung heraus kam es zu einem Fehler, der nun behoben ist

1.0.4.0 vom 02.05.2018

 

Neue Funktionen:

  • Datenschutz-Folgenabschätzung: Die bisher sehr rudimentäre DSFA wurde vollständig überarbeitet und wurde um die Empfehlungen der Artikel-29-Gruppe erweitert. Sie finden die neue DSFA im gleichnamigen Reiter der Verarbeitungen -> Unterreiter Dokumentation -> Schaltfläche DSFA durchführen
  • Datenflüsse grafisch darstellen: Sie können nun auch die Datenflüsse extern zu intern abbilden
  • Im Hauptblatt wurde im Reiter Datenschutzbeauftragter eine Auswahl der deutschen Aufsichtsbehörden für die einzelnen Bundesländer hinzugefügt.
  • Beim Erstellen des PDFs aus einer Verarbeitungstätigkeit wird nun geprüft, ob ein gültiger Speicherort angegeben wurde.
  • Der Text der DSGVO ist nun enthalten (im Hauptmenü Reiter Hilfe).

 

Zusätzliche Neuerungen in der Professional-Version:

  • Erweiterung des Fragenkatalogs um Branchen. Kategorien mitsamt der zugewiesenen Fragen können per Drag&Drop Branchen zugewiesen werden.
  • Import von Fragen: Sie können CSV-Dateien importieren, entweder mit Aufbau Branche;Kategorie;Frage oder Kategorie;Frage
  • Bei der Anlage eines neuen Audits werden die Fragen nicht mehr automatisch kopiert, Sie müssen diese nun explizit auswählen.

 

 

1.0.3.0 vom 17.04.2018

 

Neue Funktionen:

  • Der Fragenkatalog ist nun durchsuchbar.
  • Maßnahmenkatalog für Datensicherheit hinzugefügt:
    • Konkrete Beispiele für die Umsetzung und Anwendung von technischen und organisatorischen Maßnahmen
    • Neben den Beispielen zur Umsetzung erhalten Sie auch Beispiele für zu vermeidende Umsetzungen
    • Sie können eigene Anmerkungen angeben und eine Checkliste im PDF-Format erstellen lassen. 
    • Sie finden diese Funktion im Hauptmenü im Reiter Hilfe -> TOM Maßnahmen.

 

 

1.0.2.0 vom 10.04.2018

 

Behobener Fehler:

  • Ein Fehler beim Export der Daten wurde beseitigt.

 

 

1.0.1.0 vom 03.04.2018

 

Neue Funktionen:

  • Tutorials hinzugefügt. Die Auswahl der Tutorials öffnet sich nach dem Starten automatisch. Sie können dieses Verhalten in den Einstellungen zum Unternehmen (de)aktivieren.
  • Möglichkeit zum Import und Export von Daten hinzugefügt. Verwenden Sie diese Funktion zur Datensicherung bzw. zur Wiederherstellung von Daten. Außerdem dient diese Funktion zum Austausch von Daten mit einem Datenschutzbeauftragten. Sie finden diese Funktionen im Hauptmenü -> Reiter Konfiguration.
  • externe Empfänger: Die Auswahl der Kategorie ist vom zweiten Reiter in den Hauptreiter des Fensters gewandert.
  • Erstellung der PDF-Datei: Bisher wurden bei externen Empfängern der Empfängertyp (Behörde, Dritter...) angedruckt. Nun wird die Kategorie (z.B. Krankenkasse, Cloud Anbieter...) angedruckt.
  • Black- und Whitelist hinzugefügt: Im Reiter Konfiguration des Hauptmenüs finden Sie einen neuen Punkt für die Black- und Whitelist. Sie können dort die derzeit verfügbaren Einträge verwalten. Bisher sind nur belgische und polnische Einträge verfügbar, von anderen Ländern (auch Dtld.) gibt es noch keine Aussagen.