Bedienung

Grundsätzlich können Sie die Datenschutzverwaltung auf mehrere Arten bedienen. Die Art der Bedienung hängt in erster Linie davon ab, wie groß Ihr Unternehmen ist, wie viele Mitarbeiter und Abteilungen es gibt, welche Hardware und Software eingesetzt werden und an welche internen und externen Empfänger Daten übertragen werden.

 

Wenn Sie diese grundlegenden Daten Ihres Unternehmens weitestgehend im Kopf haben, können Sie einfach den Fragenkatalog verwenden. Wenn Sie sich zuerst einen Überblick verschaffen müssen, die Datenschutzverwaltung unterstützt Sie auch dabei.

 

Der Fragenkatalog: Aus einer Liste mit zahlreichen Fragen wählen Sie diejenigen aus, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Für jede bejahte Frage wird automatisch eine Verarbeitungstätigkeit erstellt und mit Angaben vorbelegt, zum Beispiel wozu die Verarbeitung dient , wer davon betroffen ist, auf welcher rechtlichen Grundlage die Verarbeitung basiert, wann die Daten gelöscht werden etc. 

Diese Vorbelegungen sind als Vorschläge zu verstehen, Sie können und sollten sie natürlich anpassen und ergänzen, zum Beispiel "weiß" die Vorlage nicht, welche Software Sie konkret einsetzen. 

 

Oder Sie erfassen in der Datenschutzverwaltung zuerst Abteilung für Abteilung die Mitarbeiter, die vorhandene Hardware, die eingesetzten Software-Anwendungen und welche Dokumente erzeugt werden. Mit welchen internen Abteilungen und externen Empfängern werden welche Daten ausgetauscht.

Weisen Sie anschließend jeder Abteilung die Verarbeitungen zu, entweder verwenden Sie dazu wieder den Fragenkatalog oder erstellen diese manuell.

 

Die Datenschutzverwaltung bietet Ihnen außerdem zahlreiche Vorschläge für technische und organisatorische Maßnahmen (TOM). Diese können Sie einfach auswählen und in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten übernehmen. Sie können natürlich auch hier wieder Änderungen vornehmen oder eigene TOM erfassen.

 

 

Betroffenenrechte und Datenlecks

Mit der Datenschutzverwaltung können Sie zudem die Betroffenenrechte wie Auskunft, Widerspruch oder Löschung verwalten und sich an die einzuhaltenden Fristen erinnern lassen.

Falls es zu einer Datenschutzverletzung kommen sollte (bspw. verliert ein Mitarbeiter sein Smartphone mit Kontaktdaten der Kunden), müssen Sie innerhalb von 72 Stunden eine Meldung an die zuständige Datenschutzbehörde machen, wenn die Verletzung zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen führen könnte. Die Datenschutzverwaltung untertützt Sie auch hierbei.

 

 

Keine Beschränkung der Laufzeit

Sie erwerben die Datenschutzverwaltung einmal und können Sie dann zeitlich unbegrenzt verwenden. Das ist wichtig, denn Sie müssen das Verzeichnis fortlaufend aktualisieren, zum Beispiel wenn Sie eine neue Software einsetzen oder neue Hardware anschaffen. 

 

 

Regelmäßige Updates

Sie erhalten regelmäßige Updates, die bestehende Funktionen erweitern oder vollständig neue Funktionen einführen. Sehen Sie hier die Liste der bisherigen Änderungen.