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Neuerungen der Version 1.8 - Teil 1

Im ersten Teil der Übersicht über die neuen Funktionen der Datenschutzverwaltung V1.8 werden Ihnen vorgestellt:

 

1. Neues Dashboard und separate Aufgabenverwaltung

2. Prozesse und Ablaufdiagramme

3. Überarbeitung des Auditbereichs

4. Vertragsverwaltung

 

In Teil 2 werden vorgestellt:

 

5. Vorlagendatenbank

6. Filtermöglichkeiten

7. Weitere Neuerungen

 

Hinweis: Ob Ihnen alle Funktionen zur Verfügung stehen, hängt von der gewählten Lizenzvariante ab.

1. Neues Dashboard und separate Aufgabenverwaltung

 

Das neue Dashboard enthält wichtige Kennzahlen wie die Risikobewertungen, Bewertungsstati der Verarbeitungstätigkeiten oder TOM, anstehende Aufgaben und mehr.

 

 

Sie können das Dashboard bzw. die Elemente nach Belieben anordnen, Elemente ausblenden oder deren Größe ändern:

 

Das neue Dashboard ersetzt das bisherige Cockpit, die Aufgabenverwaltung wurde in einen separaten Arbeitsbereich ausgelagert.

2. Prozesse und Ablaufdiagramme

 

Im neuen Arbeitsbereich "Prozesse" können Sie Prozesse verwalten und Ablaufdiagramme erstellen.

 

Zu jedem Prozess können Sie die geltenden Normen und Vorgaben, Messgrößen etc. angeben:

 

Im Ablaufdiagramm können Sie zu jedem Prozessschritt eine kurze Beschreibung, den Input/Output und die Beteiligten angeben. Diese Angaben tauchen dann im Detailfenster des Prozesses (vorheriges Bild) auf:

 

Das Ablaufdiagramm kann entweder aus 2 oder 3 Spalten bestehen.

 

Sie können jeden einzelnen Prozessschritt opional mit einem anderen Prozess und/oder einer Verarbeitungstätigkeit verküpfen. Im Ablaufdiagramm erkennen Sie die Verknüpfung an den kleinen Symbolen "P" (Prozess) und "V" (Verarbeitung). Wenn Sie auf eines der Symbole klicken, öffnet sich das Detailfenster des entsprechenden Prozesses bzw. der Verarbeitungstätigkeit.

 

Für jeden Prozess können Sie einen Report erstellen. Sie können dort optional Ihr Logo hinterlegen. Die folgenden beiden Bilder stellen aus Platzgründen nur Ausschnitte dar:

3. Vollständige Überarbeitung des bisherigen Auditbereichs

 

Der bisher recht rudimentäre Arbeitsbereich für die Durchführung von Audits wurde vollständig überarbeitet und bietet nun viele neue Funktionen und mehr Komfort.

 

Der Auditbereich besteht aus insgesamt 3 separaten Arbeitsbereichen:

 

3.1 Arbeitsbereich Fragenkatalog

In diesem Arbeitsbereich verwalten Sie die Fragen, die in einem Audit vorkommen können:

Bei jeder Frage können Sie nun angeben, ob Sie in Abhängigkeit von der Bewertung eine manuelle Antwort und/oder Handlungsempfehlung eingeben wollen, eine Standard- oder eine spezielle Textvorlage (siehe 3.2) oder einen bestimmten Text verwenden wollen. Zudem können Sie mit Textvariablen arbeiten.

Fragen können dupliziert und angepasst werden, um die Bearbeitung zu beschleunigen. Die mitgelieferten Musterfragen wurden kategorisiert und müssen nicht mehr importiert werden. Der Import eigener Fragen ist nach wie vor möglich.

 

Die Fragen können nach Kategorien (mit Unterkategorien) sortiert werden, per Drag & Drop können Sie die Fragen beliebig neu anordnen.

 

Hinweis: In der Pro-Variante steht Ihnen als externer DSB die Vorlagendatenbank zur Verfügung. In dieser können Sie alle Auditfragen verwalten und dann in die Mandantendatenbanken kopieren. Sie können auch Fragen aus einer Mandantendatenbank in die Vorlagendatenbank kopieren. Mehr Informationen zur Vorlagendatenbank finden Sie im zweiten Teil der Vorstellung der Version 1.8.

 

 

3.2 Arbeitsbereich Textvorlagen

In diesem Arbeitsbereich können Sie beliebig viele Textvorlagen verwalten. Diese können entweder als automatische Vorbelegung für Antworten oder Handlungsempfehlungen dienen oder manuell in einem Audit verwendet werden. Die Textvorlagen können Textvariablen enthalten:

 

 

3.3 Arbeitsbereich der eigentlichen Audits

Dieser Arbeitsbereich hat die meisten Neuerungen und Überarbeitungen erfahren.

 

In den Kopfdaten zu einem Audit können Sie neben den üblichen Angaben auch Beteiligte (mit deren Rolle/Funktion) oder beliebig viele externe Dokumente hinzufügen:

Wie Sie im Bild sehen, können Sie innerhalb der Audits zuküfntig mit RTF-Feldern arbeiten, um wichtige Aspekte hervorzuheben. Diese Formatierungen werden auch in den Reports ausgegeben, können vor der Reporterstellung aber auch deaktiviert werden.

 

Sie können optional die Audit-Planung und das Gantt-Diagramm aktivieren. Hier können Sie dann die Arbeitszeiten und mögliche Feiertage/Urlaub angeben, die im Gantt-Diagramm berücksichtigt werden:

 

Planung nach einzelnen Arbeitpaketen, denen Sie per Drag & Drop Verantwortlichkeiten und Beteiligte zuweisen können. Bei der Ermittlung der Start- und Endzeiten werden die angegebenen Arbeitszeiten berücksichtigt:

 

Darstellung im Gantt-Diagramm:

 

In der Übersicht der Audits sehen Sie nun ebenfalls ein anpassbares Dashboard mit Daten zum Audit, zum Beispiel die Anzahl der Haupt- und Nebenabweichungen oder die Bewertung der Fragen in einem Radar-Diagramm:

 

Der Bereich der Beantwortung der Fragen wurde ebenfalls vollständig überarbeitet. Sie können entweder wie bisher für jede Frage ein Detailfenster öffnen:

 

Oder Sie verwenden alternativ direkt neben der Frage den Antwortbereich:

Links neben den Fragen sehen Sie direkt farblich codiert den Bewertungsstatus. Der Antwortbereich besteht aus mehreren Reitern, die alle relevanten Daten enthalten. Sie können auch hier mit RTF-Feldern arbeiten:

Falls eine Abweichung vorliegt wird ein weiterer Reiter eingeblendet, in dem Sie Angaben zur Abweichung machen können.

 

Sie können abgeschlossene Audits duplizieren, um so Folgeaudits zu erstellen. Sie können dabei festlegen, ob Beteiligte, Arbeitspakete und Fragen aus dem Vorgängeraudit übernommen werden sollen. Übernommene Fragen werden dabei zurückgesetzt.

 

Audits können miteinander verglichen werden, um direkt die erfolgten Verbesserungen zu sehen:

 

Zusätzlich können Sie den Vergleich der beiden Audits auch als Diagramm anzeigen:

 

Wenn Sie die Fragen eines Nachfolgeaudits bearbeiten, können Sie direkt die Frage bzw. deren Beantwortung aus dem Vorgängeraudit aufrufen. D.h. Sie müssen nicht zuerst in das Vorgängeraudit wechseln und die Frage heraussuchen, sondern haben bequem den direkten Zugriff darauf. Wenn Sie eine Frage aus einem Vorgängeraudit öffnen, dann können Sie darin keine Änderungen vornehmen.

4. Vertragsverwaltung

 

In der neuen Vertragsverwaltung können Sie alle Verträge (Auftragsverarbeitung, Wartungsverträge etc.) verwalten.

Im Detailfenster eines Vertrages können Sie alle relevanten Daten erfassen und wie bei anderen Datensätzen beliebig viele externe Dokumente hinterlegen:

 

Wenn es sich um einen Wartungsvertrag für Software und/oder Hardware handelt, dann können Sie nun im Vertrag alle relevanten Software- bzw. Hardware-Datensätze auf einmal angeben und müssen das nicht mehr wie bisher einzeln in jeder Soft- bzw. Hardware machen (das geht aber auch noch).

 

Sie können neben den im obigen Bild sichtbaren Angaben zur Prüfung und Freigabe auch noch angeben, ob ein Vertrag gekündigt wurde und ob eine Kündigungsbetätigung vorliegt. Außerdem können Sie einen Vertrag als nicht DSGVO-relevant kennzeichnen, falls Sie auch alle anderen Verträge verwalten wollen.

Im eigentlichen Arbeitsbereich der Vertragsverwaltung können Sie nach bestimmten Verträgen filtern und Verträge archivieren.

 

Da vor der Erfassung eines neuen Vertrags der entsprechende Vertragspartner (externer Sender und Empfänger) angegeben wrden muss, können Sie in der Detailansicht eines Vertragspartners natürlich alle mit diesem bestehenden Verträge einsehen und von dort auch aufrufen.

Weitere neue Funktionen werden im zweiten Teil vorgestellt.