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Neuerungen der Version 1.9

18.05.2022: Die folgende Übersicht wurde um den Punkt "9. Update auf Version 1.9.2" erweitert. Sie finden dort eine kurze Übersicht über das Update auf Version 1.9.2.

 

Im Folgenden werden Ihnen die Neuerungen der Version 1.9 kurz vorgestellt.

 

Ausführlichere Informationen finden Sie direkt in der Hilfe im Programm, bei Interesse oder Fragen können Sie sich auch gerne einfach melden.

 

1. Standard-Datenschutzmodell 2.0 (SDM 2.0)

2. Schutzbedarfe und Gewährleistungsziele

3. Gruppierungen von Hard- und Software, Dokumente und Dateien etc.

4. Erweiterte Checklisten

5. Erfassung gleichartiger Hardware

6. Räume, Gebäude, Kommunikationsverbindungen

7. Nummernkreise

8. Sonstiges

9. Update auf Version 1.9.2

 

Hinweis: Ob Ihnen alle Funktionen zur Verfügung stehen, hängt von der gewählten Lizenzvariante ab.

1. Standard-Datenschutzmodell 2.0

 

Es wurden alle bisher veröffentlichten Maßnahmenkataloge und Bausteine in die Datenschutzverwaltung integriert. Öffnen Sie dazu die Vorlagen für die TOM und wechseln Sie dort die Ansicht zu "SDM" (im Bild oben links rot umrandet):

 

Sie können die offiziellen Dokumentationen direkt aus dem Programm heraus aufrufen: Die Dokumentation des SDM können Sie über die Schaltfläche am oberen Fensterrand öffnen, die Dokumentation der einzelnen Bausteine öffnen Sie mit einem Doppelklick auf einen Eintrag in der linken Tabelle.

 

Unmittelbar mit dem SDM hängt auch die Schutzbedarfsermittlung zusammen, die im nächsten Punkt vorgestellt wird.

 

2. Schutzbedarfe und Gewährleistungsziele

 

Sie können in den allgemeinen Einstellungen Gewährleistungsziele aktivieren, dabei wird zwischen dem Blickwinkel Datenschutz und dem Blickwinkel Informationssicherheit unterschieden:

 

Sie können sowohl für das SDM (Blickwinkel Datenschutz) als auch für die Informationssicherheit weitere optionale Gewährleistungsziele aktivieren.

In den neuen Arbeitsbereichen für die Schutzbedarfe sehen Sie dann die entsprechend aktivierten Gewährleistungsziele:

 

 

Wenn sowohl das SDM als auch die ISMS-Funktionen aktiv sind, dann können Sie den Blickwinkel umschalten und sehen so die Schutzbedarfe aus dem jeweiligen Blickwinkel. Die Spalten sind für den Blickwinkel Datenschutz blau, für den Blickwinkel Informationssicherheit grün gefärbt.

 

 

Sie sehen in diesen Arbeitsbereichen auf einen Blick wie sich die Schutzbedarfe zusammensetzen. Das Hinzufügen oder Entfernen von Basiswerten (bei Software die verarbeiteten Datenkategorien, bei Hardware die darauf laufende Software, bei Räumen die dort stehende Hardware und/oder aufbewahrten Dokumente/Dateien etc.) löst eine Aktualisierung aus.

 

Sie können den Schutzbedarf entweder manuell eintragen oder durch das Zuweisen der relevanten Daten automatisch ermitteln lassen. Bei der Software in den beiden oberen Bildern kann etwa der Schutzbedarf durch das Zuweisen der Datenkategorien ermittelt werden. Ableitungsarten (Maximumprinzip, Verteilungs- und Kumulationseffekt) werden dabei berücksichtigt.

 

Alternativ können Sie auch Gruppen bilden und diesen die relevanten Basiswerte zuweisen, um das Prozedere zu beschleunigen.

3. Gruppierungen

 

In den neuen Arbeitsbereich für die Schutzbedarfe können Sie auch Gruppen bilden, um Objekte mit gleichem Schutzbedarf gebündelt betrachten und bearbeiten zu können.

 

Auch hier gibt es wieder die Unterscheidung nach Blickwinkeln. Das bedeutet, dass in einer Gruppe für den Blickwinkel Datenschutz andere Software als in einer Gruppe aus dem Blickwinkel Informationssicherheit vorhanden sein können.

 

Einer Gruppe können Sie entweder Schutzbedarfe manuell zuweisen, aus den zugewiesenen Gruppenmitgliedern ableiten lassen oder durch das Zuweisen von Basiswerten ermitteln lassen. Weisen Sie etwa einer Gruppe von Software eine Datenkategorie zu, dann wird diese Datenkategorie auch automatisch jedem Software-Objekt zugewiesen.

 

Gruppen können Sie für Software, Hardware, Dokumente&Dateien, Kommunikationsverbindungen und Räume bilden.

 

Es stehen einige Komfortfunktionen zur Verfügung, um die Arbeit weiter zu erleichtern. Sie können etwa die Begründungen für die jeweiligen Schutzbedarfe mittels Vorbelegungstexten vereinheitlichen, Texte automatisch in Gruppenmitglieder übernehmen lassen etc.

4. Erweiterte Checklisten

 

Bisher konnten Checklisten nur zentral in einem eigenen Arbeitsbereich verwendet werden. Zukünftig können Sie Vorlagen für Checklisten erstellen (oder importieren) und Objekten zuweisen. Sie könnten beispielsweise eine Checkliste für die Prüfung neuer Hardware oder die Schlung eines neuen Mitarbeiters anlegen und diese dann konkreten Hardware- oder Mitarbeiter-Objekten zuweisen. Es ist natürlich auch wie bisher möglich, Checklisten ohne Bezug zentral zu verwalten und zu bearbeiten.

5. Erfassung gleichartiger Hardware

 

Bei Hardware können Sie nun die Anzahl angeben. Ist die Anzahl größer als 1, werden die Felder für die Eingabe der Serien- und Inventurnummer, des Raumes und des zugewiesenen Mitarbeiters ausgeblendet.

 

Dafür wird ein weiterer Abschnitt aktiv, in dem Sie alle Seriennummern, Inventurnummern etc. erfassen können:

6. Räume, Gebäude und Kommunikationsverbindungen

 

Zukünftig können Sie auch Gebäude und Kommunikationsverbindungen erfassen, die bereits vorhandene Möglichkeit zur Erfassung von Räumen wurde erweitert.

7. Nummernkreise

 

Zukünftig können Sie neue Objekte (bspw. Hardware) automatisch mit einer Nummer versehen lassen, den Aufbau der Nummer legen Sie selbst fest:

 

 

Sie können auch bereits vorhandene Objekte mit einer neuen Nummer versehen lassen.

Im Bild sehen Sie nur den ersten Teil der Nummernkreise, es stehen noch weitere Kreise (Verarbeitungen, Prozesse etc.) zur Verfügung.

8. Sonstiges

 

  • Es wurden weitere Verbesserungen an der generellen Optik vorgenommen.
  • Das Löschen eines Mitarbeiters ist jetzt auch möglich, wenn dieser bereits zugewiesen wurde (etwa an Verarbeitungen). Die Zuweisungen werden dann automatisch aufgehoben.
  • In den Verarbeitungen sind neue Felder (Art der Verarbeitung, Status) hinzugekommen.
  • In den Datenkategorien können Sie Vorbelegungen für Stufen der Gewährleistungsziele und Texte für das Löschkonzept hinterlegen. Dadurch können Sie in den Verarbeitungen das Löschkonzept zu einem großen Teil automatisch ableiten lassen.
  • Im Startfenster können Sie den Kontakten und den Aktivitäten nun externe Dokumente per Drag & Drop zuweisen.
  • Sonstige kleinere Verbesserungen, die den Arbeitsfluss weiter verbessern.
  • ...

 

9. Update auf Version 1.9.2

 

Version 1.9.2 bietet in erster Linie einige Verbesserungen und Fehlerbeseitigungen:

  • Checklisten:
    • Der Schaltertext ("ja/nein" bzw. "offen/erledigt") jedes Checklisteneintrags kann nun individuell benannt werden.
    • Der Schaltertext wird nun auch beim Import berücksichtigt.
  • TOM: Im Arbeitsbereich der TOM können Sie nun alle TOM auf einmal anzeigen lassen (zusätzlich zur Anzeige nach Kategorie).
  • Verarbeitungen: Im Arbeitsbereich der Verarbeitungen können Sie nun alle Verarbeitungen auf einmal anzeigen lassen (zusätzlich zur Anzeige nach Organisationseinheit).
  • Dokumentation des Verzeichnisses: Die Vorlagen im docx-Format können Sie nun in den allgemeinen Einstellungen in einen abweichenden Ordner kopieren lassen und dort anpassen. Sie können also je Mandant andere Vorlagen haben.
  • Hauptblatt: Sie können nun Mitarbeiter als gesetzliche Vertreter auswählen und deren Daten übernehmen.
  • Aufgabenverwaltung:
    • Sie können sich nun auch alle Aufgaben aller Benutzer anzeigen lassen (zusätzlich zur Anzeige nach einzelnen Benutzern)
    • Sie können für jede Aktivitätsart ein Symbol festlegen, um die Einträge leichter unterscheiden zu können (die Auswahl nehmen Sie in der Konfiguration der Aktivitätsarten vor).
    • Sie können nun bei jeder Aufgabe/Aktivität festlegen, ob diese eingehend oder ausgehend ist.
  • Kontakte im Startfenster: Sie können für jede Kontaktart ein Symbol auswählen.
  • PRO-Version: Die Verwaltung und Zuweisung von Endkundenlizenzen wurde vollständig überarbeitet und sollte nun wesentlich komfortabler und übersichtlicher sein (zu finden im Reiter Datenbanken -> Endundenlizenzen).
  • Weitere Verbesserungen und Fehlerbeseitigungen.

Größte Neuerungen (für die meisten Benutzer uninteressant und nicht sichtbar) stellen die Untertützungsfunktionen für die Zusammenarbeit mehrerer externer DSB dar, die zwar zusammen arbeiten aber rechtlich jeweils unabhängig sind. Zudem wurden Änderungen vorgenommen, um die Datenschutzverwaltung optional als SaaS-Lösung einsetzen zu können. Bei Fragen dazu melden Sie sich bitte.